Nhà trường ban hành hướng dẫn các bước xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho Sinh viên hệ Chính quy (gọi tắt là SV), cụ thể như sau:
Nguyên tắc: Việc xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho SV được tuân thủ theo Quy trình phục vụ Sinh viên số 36: QT-TS&CTSV-TDTHHL có hiệu lực từ ngày 01/4/2020, chỉ thay đổi về hình thức xử lý đơn theo hình thức trực tuyến.
Các bước xử lý tạm dừng/thôi học gồm 04 bước như sau
Bước 1: SV nộp yêu cầu trực tuyến (mẫu theo Biểu mẫu 1, 2) cho email phụ trách học vụ của Khoa/Viện (danh sách email theo Phụ lục).
Lưu ý: Các đơn vị chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ.
Bước 2: Ở bước này, khi ghi nhận lý do tạm dừng/thôi học của SV, thư ký Khoa/Viện trình Ban Chủ nhiệm Khoa/Ban Lãnh đạo Viện tình huống cụ thể để chỉ đạo tư vấn viên hoặc trực tiếp tư vấn hỗ trợ cho SV. Sau khi có ý kiến đồng ý của BCN Khoa/BLĐ Viện, nhân sự phụ trách học vụ Khoa/Viện, thực hiện đăng ký tạm dừng/thôi học trên phần mềm quản lý Student (do PSC viết), xác định tình trạng của SV. Lưu ý, phải chọn chính xác năm học học kỳ hiện tại để phần mềm tính đúng mức phí chiếm giữ suất học của các học phần sinh viên đã đăng ký trong học kỳ (gọi tắt là phí phạt ĐKMH) theo quy định của phòng Kế hoạch Tài chính ở học kỳ đó
Nếu SV đang học và đã đóng đủ phí phạt ĐKMH: nhập thông tin năm học học kỳ, nhập chính xác lý do tạm dừng/thôi học và số học kỳ (nếu tạm dừng) theo đơn của SV sau đó bấm lưu và chuyển tiếp (forward) email cho cán bộ phụ trách Trung tâm học liệu và Dạy học số (email trong Phụ lục) sang bước 3.
Nếu SV đang học và nợ phí phạt ĐKMH: trả lời (reply) email cho SV về tình trạng nợ (mức phí phạt cụ thể phải hoàn tất tại thời điểm SV làm thủ tục), nhắc nhở SV cần trả nợ ngay, yêu cầu SV kiểm tra và hoàn tất mức phí trên, kết thúc xử lý. Nếu SV vẫn có nhu cầu tạm dừng/thôi học, SV phải hoàn thành đóng phí phạt ĐKMH được Khoa/Viện phản hồi ở trên tại địa chỉ https://e-bills.vn/pay/hcmute và thực hiện lại bước 1
Bước 3: Trung tâm học liệu và Dạy học số nhận email của Khoa/Viện, tiến hành nghiệp vụ xử lý nợ sách của SV, nếu SV nợ sách, gửi mail yêu cầu SV hoàn tất công nợ. Sau khi SV hoàn tất công nợ, tiếp tục chuyển tiếp email cho phòng Công tác Sinh viên qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn đồng thời CC cho email SV.
Bước 4: Phòng Công tác sinh viên tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV tạm dừng/thôi học. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của Trung tâm học liệu và Dạy học số (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày nhận được email xác nhận hoàn tất công nợ của Trung tâm học liệu và Dạy học số, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn.
Phòng Công tác Sinh viên xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời (reply) lại cho Khoa/Viện và SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành tham mưu ban hành các quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho Khoa và SV qua email của SV.
Các bước xử lý học lại gồm 02 bước như sau
Bước 1: SV email (theo Biểu mẫu 3) cho Phòng Công tác sinh viên, đính kèm file quyết định tạm dừng qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn (thầy Khanh). Nhà trường chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ, SV phải gửi mail mới, không được reply lại mail tạm dừng.
Bước 2: Phòng Công tác Sinh viên tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV học lại. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của SV (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày gửi đơn xin học lại, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn
Phòng Công tác sinh viên xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho SV qua email của SV.
Lưu ý
Nhà trường chỉ cung cấp Quyết định ký số hoặc bản scan thông qua email của sinh viên do trường cấp. Vì vậy, nếu sinh viên có nhu cầu nhận bản giấy có dấu của nhà trường cần đánh dấu vào đơn tạm dừng/thôi học/học lại.
Hai quy trình trên sẽ áp dụng cho SV toàn trường kể từ học kỳ 2 năm học 2025 - 2026 đến khi có hướng dẫn mới./.
Nơi nhận:
Q. HIỆU TRƯỞNG
- Các Khoa có quản lý SV;
- Email SV trường;
- Lưu: VT, TS&CTSV
PGS. TS Lê Hiếu Giang
Các mẫu đơn:
1/ Tạm dừng: tại đây!
2/ Tiếp tục học: tại đây!
3/ Thôi học: tại đây!
Phụ lục 1: Email Khoa Xây Dựng
- fce@hcmute.edu.vn
Phụ lục 2: Căn cứ Quyết định số 5139/QĐ-ĐHSPKT ngày 26/12/2025 Về việc quy định phí chiếm giữ suất học của sinh viên khi sinh viên làm thủ tục tạm dừng, thôi học hoặc chuyển trường.
