Nhà trường ban hành hướng dẫn các bước xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho Sinh viên hệ Chính quy (gọi tắt là SV), cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc: Việc xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho SV được tuân thủ theo Quy trình phục vụ Sinh viên số 36: QT-TS&CTSV-TDTHHL có hiệu lực từ ngày 01/4/2020, chỉ thay đổi về hình thức xử lý đơn theo hình thức trực tuyến.
2. Các bước xử lý tạm dừng/thôi học gồm 04 bước như sau:
Bước 1: SV nộp yêu cầu trực tuyến (mẫu theo Biểu mẫu1, 2) cho email Khoa Xây Dựng: fce@hcmute.edu.vn
Lưu ý: Các đơn vị chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ.
Bước 2: Ở bước này, khi ghi nhận lý do tạm dừng/thôi học của SV, thư ký Khoa trình Ban Chủ nhiệm Khoa tình huống cụ thể để Ban Chủ nhiệm Khoa chỉ đạo tư vấn viên hoặc trực tiếp tư vấn hỗ trợ cho SV. Sau khi có ý kiến đồng ý của BCN Khoa, nhân sự phụ trách học vụ Khoa, thực hiện đăng ký tạm dừng/thôi học trên phần mềm quản lý Student (do PSC viết), xác định tình trạng của SV. Lưu ý, phải chọn chính xác năm học học kỳ hiện tại để phần mềm tính đúng % học phí được giảm theo quy định (Phụ lục 2):
- Nếu SV đang học và không nợ học phí: nhập thông tin năm học học kỳ, nhập chính xác lý do tạm dừng/thôi học và số học kỳ (nếu tạm dừng) theo đơn của SV sau đó bấm lưu và chuyển tiếp (forward) email cho email Khoa Xây Dựng: fce@hcmute.edu.vn sang bước 3.
- Nếu SV đang học và nợ học phí: trả lời (reply) email cho SV về tình trạng nợ học phí (mức học phí cụ thể phải hoàn tất tại thời điểm SV làm thủ tục), nhắc nhở SV cần trả nợ ngay tránh trường hợp chuyển sang mức đóng học phí khác, yêu cầu SV kiểm tra và hoàn tất học phí trên, kết thúc xử lý. Nếu SV vẫn có nhu cầu tạm dừng/thôi học, SV phải hoàn thành học phí nợ theo hướng dẫn và số tiền học phí còn nợ được Khoa phản hồi ở trên tại địa chỉ https://e-bills.vn/pay/hcmute và thực hiện lại bước 1
Bước 3: Thư viện nhận email của Khoa, tiến hành nghiệp vụ xử lý nợ sách của SV, nếu SV nợ sách, gửi mail yêu cầu SV hoàn tất công nợ. Sau khi SV hoàn tất công nợ, tiếp tục chuyển tiếp email cho phòng Tuyển sinh và CTSV qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn đồng thời CC cho email SV.
Bước 4: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV tạm dừng/thôi học. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của Thư viện (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày nhận được email xác nhận hoàn tất công nợ của Thư viện, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn.
Phòng TS&CTV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho Khoa và SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho Khoa và SV qua email của Khoa và SV.
3. Quy trình học lại gồm 02 bước như sau:
Bước 1: SV email (theo Biểu mẫu 3) cho Phòng Tuyển sinh và CTSV đính kèm file quyết định tạm dừng qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn (thầy Khanh – Phó Phòng Tuyển sinh và Công tác SV). Nhà trường chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ, SV phải gửi mail mới, không được reply lại mail tạm dừng.
Bước 2: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV học lại. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của SV (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày gửi đơn xin học lại, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn P. TS&CTSV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho SV qua email của SV.
Hai quy trình trên sẽ áp dụng cho SV toàn trường kể từ ngày ký đến khi có hướng dẫn mới.
Nơi nhận:
Q. HIỆU TRƯỞNG
- Các Khoa có quản lý SV;
- Email SV trường;
- Lưu: VT, TS&CTSV
PGS. TS Lê Hiếu Giang
Các mẫu đơn:
1/ Tạm dừng: tại đây!
2/ Tiếp tục học: tại đây!
3/ Thôi học: tại đây!
Phụ lục 1: Email Khoa Xây Dựng
- fce@hcmute.edu.vn
Phụ lục 2: Căn cứ Quyết định số 1153/QĐ-ĐHSPKT ngày 22/3/2022 Quy định tỷ lệ đóng học phí học kỳ khi sinh viên thực hiện quy trình tạm dừng hoặc thôi học cụ thể như sau:
